Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn đã được các cơ quan chức năng quy định chi tiết. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn còn nhiều điểm chưa rõ ràng, đặc biệt là cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn. Vậy làm sao để viết đúng luật? Trong bài viết này, chúng tôi – dịch vụ kế toán Viettel AIO – sẽ giải đáp câu hỏi trên để chủ doanh nghiệp và các bạn làm kế toán có thể thực hiện đúng. Cùng tham khảo nhé!
TÓM TẮT
- 1 Căn cứ pháp lý
- 2 Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
- 3 Một số trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Căn cứ pháp lý
🔎 Xem thêm
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Khoản 13, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như sau:
- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt, có thể đi kèm với chữ nước ngoài nhưng nằm bên phải trong ngoặc đơn hoặc dưới cùng và có kích thước nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không gây hiểu lầm về nội dung.
- Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập từ 0 đến 9. Người bán có quyền lựa chọn dùng dấu chấm (.) sau hàng nghìn để phân cách số, dấu phẩy (,) sau hàng đơn vị hoặc dấu phẩy (,) sau hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ để phân cách số.
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (đ).
Trường hợp có giao dịch ngoại tệ theo quy định của pháp luật, số tiền được ghi bằng ngoại tệ và phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
Một số trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là chữ số 1
- Số 1 có thể đọc là “một” hoặc “mốt” tùy thuộc vào chữ số hàng chục:
- Số 1 đọc là “một” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 (ví dụ: 101: Một trăm linh một).
- Số 1 đọc là “mốt” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2 (ví dụ: 161: Một trăm sáu mươi mốt).
Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là chữ số 4
- Số 4 có thể đọc là “bốn” hoặc “tư” tùy thuộc vào chữ số hàng chục:
- Số 4 đọc là “bốn” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 (ví dụ: 102004: Một trăm linh hai nghìn không trăm linh bốn).
- Số 4 đọc là “tư” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2 (ví dụ: 237.124: Hai trăm ba mươi bảy nghìn một trăm hai mươi tư).
Lưu ý: Khi chữ số hàng chục là 2 hoặc là 4, có thể đọc là “bốn” hoặc “tư” đều đúng.
Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là chữ số 5
- Số 5 có thể đọc là “lăm” hoặc “năm” tùy thuộc vào chữ số hàng chục:
- Số 5 đọc là “năm” khi chữ số hàng chục bằng 0 hoặc khi kết hợp với từ “mươi” phía sau (ví dụ: 1205: Một nghìn không trăm linh năm, 355.600: Ba trăm năm mươi lăm nghìn sáu trăm).
- Số 5 đọc là “lăm” khi chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9 (ví dụ: 3465: Ba nghìn bốn trăm sáu mươi lăm).
Cách viết số tự nhiên
Việc viết số tiền bằng chữ cũng rất đơn giản nếu bạn áp dụng đúng thứ tự sau:
- Liệt kê từ hàng lớn đến hàng bé.
- Xác định giá trị của từng hàng rồi viết giá trị đó vào hàng tương ứng.
- Viết số.
Chú ý:
- Viết số từ trái qua phải theo thứ tự từ cao xuống thấp.
- Chú ý tính chính xác tổng số tiền bằng số để tránh sai sót khi viết số tiền bằng chữ.
- Ghi chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, tránh viết sai chính tả.
Trong thực tế, có nhiều người làm kế toán có thói quen viết số tiền tròn bằng chữ có thêm “y” hoặc “chẵn” để biểu đạt số tiền tròn. Mặc dù không cần thiết, việc này cũng không sai và hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.
Xử lý các trường hợp viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé cuống
Nếu hóa đơn viết sai nhưng chưa xé cuống để giao cho khách hàng, người bán thực hiện:
- Gạch chéo các liên trên hóa đơn.
- Lưu giữ hóa đơn gốc lập sai.
- Lập hóa đơn mới.
Hóa đơn viết sai và đã xé cuống
Hóa đơn viết sai chưa giao cho khách hàng
Người bán thực hiện như sau:
- Gạch chéo các liên trên hóa đơn.
- Kẹp lại hóa đơn viết sai vào quyển hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới để giao cho khách hàng (chú ý: chỉ thực hiện như vậy trong cùng một ngày).
Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Nếu người bán và người mua phát hiện hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai, thì xử lý như sau:
- Lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn.
- Lập lại hóa đơn mới.
- Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
Trên đây là một số lưu ý quan trọng khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Ở các bài viết sau, Viettel AIO sẽ giới thiệu cho bạn những từ viết tắt trên hóa đơn mà kế toán nên biết. Hãy cùng đón đọc nhé!
Bài viết liên quan: