Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 và nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.
TÓM TẮT
Hoá đơn điện tử là gì?
🔎 Xem thêm
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử
1. Tiết kiệm chi phí:
Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
- In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy).
- Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail).
- Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ).
2. Dễ dàng quản lý:
- Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.
- Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn.
- Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
3. Thuận tiện sử dụng:
- Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.
- Dễ dàng trong việc lưu trữ.
- Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
- Quá trình thanh toán nhanh hơn.
- Góp phần bảo vệ môi trường.
4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy
Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.
Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử.
Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.
Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp, điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chi phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
- Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình.
- Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố.
- Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố.
- Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.
Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC
Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ, từ ngày 01//11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt mua hoặc đặt mua của cơ quan thuế). Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được chính xác và tuân thủ theo đúng các quy định pháp lý, có một số điều thay đổi giữa Thông tư 68/2019/TT-BTC so với các văn bản cũ về quy định hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chú ý như sau:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy định cũ: Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: – Mẫu hóa đơn – Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử – Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Quy định mới: Chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế. Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Khởi tạo mẫu hóa đơn
Quy định cũ: Mẫu số thường bao gồm 11 ký tự VD: 01GTKT0/001 Bỏ Mẫu số hóa đơn Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự: – 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn – Ký tự thứ 3 là dấu “/”. – 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn – 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn (Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E) VD: AB/19E Thay đổi Ký hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, TT 68) – Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn BH ; 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác. – Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế. – Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. – Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T;D; L;M. – Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.Ví dụ: 1K21TAA
Đánh số hóa đơn điện tử
Quy định cũ: Số hóa đơn gồm 7 chữ số từ (0000001 – 9999999)
Quy định mới: Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999
Xử lý sai sót/điều chỉnh hóa đơn điện tử
Quy định cũ: – Hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thoả thuận. – Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và gửi cho người mua.
Quy định mới: – Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. – Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn đ
Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Cách 2 được khuyến nghị sử dụng.
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Quy định cũ: Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế(theo mẫu số 3, ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC).
Quy định mới: Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:
- Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.
Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.
Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Chi tiết Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Luat quan ly thue 38/2019/QH14 PDF
Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai
Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu vi
Bài viết liên quan: