Tồn kho là một vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Thường xuyên có các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, gặp phải tình trạng hàng tồn kho không khớp với sổ sách hoặc hàng tồn kho bị hỏng, hết hạn sử dụng. Vậy làm thế nào để xử lý hàng tồn kho? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Trường hợp 1: Hàng tồn kho ảo
🔎 Xem thêm
Nguyên nhân của việc tồn kho ảo
Việc tồn kho ảo thường xảy ra khi doanh nghiệp bán hàng nhưng không xuất hóa đơn. Điều này thường xảy ra khi khách hàng không yêu cầu hóa đơn. Trong trường hợp này, lỗi thuộc về kế toán khi doanh nghiệp ghi nhận doanh thu mà không xuất hóa đơn, ngay cả khi khách hàng không yêu cầu.
Trường hợp thứ hai là các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không phù hợp với hoạt động kinh doanh, dẫn đến hàng tồn kho lớn.
Cách xử lý hàng tồn kho ảo
Cách đầu tiên là xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ mà không lấy hóa đơn. Phương pháp này khá an toàn, tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải chịu thuế GTGT 10%, đồng thời tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về cân đối doanh thu và chi phí để đảm bảo việc nộp thuế TNDN hợp lý.
Hạch toán 2 bút:
- Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111, Có TK 511, 3331
- Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632, Có TK 156
Cách thứ hai là xuất hàng cho biếu tặng nhân viên. Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC, khi xuất hàng cho biếu tặng nhân viên, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn. Hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng. Xuất hàng cho biếu tặng nhân viên được tính vào chi phí và được trừ khi xác định thuế TNDN. Tuy nhiên, để được tính vào chi phí hợp lý và được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý rằng tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho biếu tặng hàng hóa.
Hạch toán kế toán:
- Sản phẩm hàng hóa dùng để cho biếu tặng được chi bằng quỹ khen thưởng phúc lợi: Nợ TK 353, Có TK 511, 3331
- Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632, Có TK 156
Cách thứ ba là xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động. Trường hợp này cũng phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp hàng hóa cho biếu tặng.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương
Hạch toán kế toán:
- Nợ TK 334, Có TK 511, 3331
- Nợ TK 632, Có TK 156
Cách thứ tư là lập biên bản thanh lý hàng hóa do hàng hóa lâu ngày, khó bán. Doanh nghiệp cần lập hội đồng kiểm kê và thanh lý hàng hóa.
Chứng từ kèm theo: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyết định thanh lý, hóa đơn, phiếu xuất kho.
Hạch toán kế toán:
- Nợ TK 111, 112, 131, Có TK 511, 3331
- Nợ TK 632, Có TK 156
Cách cuối cùng là đăng ký chương trình khuyến mại với sở công thương. Khi áp dụng chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với sở công thương.
Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo cáo.
Hạch toán kế toán:
- Nợ TK 111, 112, 131, Có TK 511, 3331
- Nợ TK 632, Có TK 156
Trường hợp 2: Hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là gì?
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là những mặt hàng đã sản xuất mà không được bán đi, dẫn đến việc hư hỏng do quá trình sinh hóa tự nhiên và hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần tìm biện pháp để xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng để giảm thiểu tổn thất về mặt kinh phí và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh.
Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, căn cứ vào Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường sẽ tính vào chi phí và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hỏng và tiêu hủy, bao gồm:
- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hỏng do doanh nghiệp lập. Hồ sơ cần xác định rõ giá trị, nguyên nhân hỏng là gì, chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi (nếu có), kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hỏng.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại từ cơ quan bảo hiểm (nếu có).
- Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường từ các tổ chức, cá nhân (nếu có).
Hồ sơ sẽ được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình cho cơ quan thuế khi có yêu cầu. Tùy thuộc vào mặt hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hỏng và tiêu hủy, đặc biệt là các mặt hàng thuốc, vật tư y tế.
Với thuế giá trị gia tăng (VAT), theo Khoản 1, Điều 14 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC, các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường như hàng hóa quá hạn sử dụng sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hồ sơ và tài liệu chứng minh cho các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường.
Hướng dẫn hạch toán hàng tồn kho hết hạn sử dụng, hư hỏng phải hủy được quy định tại điểm c của Điều 45 của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo đó, kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng theo hạch toán sau:
- Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
- Có TK 152, 153, 155, 156
Trên đây là cách xử lý hai trường hợp phổ biến về hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Đại lý thuế Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp và chính xác. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn, xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0988.856.708 để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.
Liên kết Viettel AIO: Viettel AIO
Bài viết liên quan: