Số hợp đồng – Mẹo đánh số hợp đồng đúng chuẩn

Bạn đã bao giờ nghe về số hợp đồng và mong muốn biết cách đánh số hợp đồng đúng chuẩn? Trong công việc kế toán, thủ quỹ, thư ký hay văn thư, số hợp đồng không còn xa lạ. Vậy bạn có hiểu rõ về số hợp đồng là gì và lợi ích của việc đánh số hợp đồng đúng chuẩn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Số hợp đồng là gì?

Việc đánh số hợp đồng không có định nghĩa cụ thể, nhưng đối với những người làm công việc kế toán, thủ quỹ, thư ký hay văn thư, số hợp đồng không còn xa lạ. Đơn giản, số hợp đồng chính là việc đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hoặc khách hàng, kết hợp với tên công ty và ngày tháng làm hợp đồng. Điều này giúp ta xác định và quản lý dễ dàng từng hợp đồng của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Vậy lợi ích của việc đánh số hợp đồng đúng, logic là gì? Hãy cùng tìm hiểu.

Số hợp đồng là gì?

Lợi ích của việc đánh số hợp đồng

Đánh số hợp đồng đúng và logic mang lại nhiều lợi ích cho công việc của bạn. Đối với những kế toán, thư ký hay văn thư ở các công ty lớn, việc đánh số hợp đồng đúng và dễ hiểu là rất quan trọng. Đúng chuẩn và logic sẽ giúp bạn sắp xếp các hợp đồng một cách dễ dàng và khi cần tìm hợp đồng nào, bạn có thể lấy ra một cách nhanh chóng. Đây được coi là lợi ích lớn nhất của số hợp đồng.

Ngoài ra, việc đánh số hợp đồng đúng và logic còn giúp bàn giao công việc và sổ sách cho người khác dễ dàng hơn. Nếu bạn là người soạn thảo hợp đồng, việc đánh số hợp đồng theo một quy định đã được quy định sẽ giúp việc tìm kiếm hợp đồng của những người mới đơn giản hơn. Điều này được xem là một quy tắc ngầm trong nghề, mà những người làm kế toán, thư ký đều phải biết và học.

Việc đánh số hợp đồng đúng chuẩn còn giúp việc quản lý sổ sách giấy tờ trở nên đơn giản hơn và bạn có thể lưu trữ và lấy ra những hợp đồng cần thiết một cách nhanh chóng.

Đánh số hợp đồng như thế nào cho logic và đúng

Việc đánh số hợp đồng không có quy định cụ thể và không bắt buộc. Bạn có thể đánh số hợp đồng theo cách mà bạn cảm thấy dễ theo dõi, dễ tìm và dễ quản lý. Dưới đây là một số ví dụ cách đánh số hợp đồng mà bạn có thể tham khảo:

  • Đánh số theo từng loại hợp đồng và chỉ cần đánh số thứ tự và năm phát sinh để tránh rườm rà. Ví dụ: 001/08-HĐVC.

  • Đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hoặc khách hàng kết hợp với tên công ty và ngày tháng làm hợp đồng. Ví dụ: Tên công ty – tên nhà cung cấp (hoặc khách hàng)20081202.

Để hiểu rõ hơn về cách đánh số hợp đồng, bạn có thể tham khảo các ví dụ sau để tìm cách phù hợp với bản thân:

Ví dụ: Khi làm hợp đồng, bạn có thể đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc theo mỗi loại hợp đồng sẽ có một số riêng. Ví dụ:

Một công ty có làm hợp đồng bán hàng và mua hàng, hợp đồng thuê vận chuyển. Bạn có thể đánh số theo cách sau:

001/09/08-HĐKT
002/09/08-HĐVT
003/10/08-HĐVC

Hoặc bạn cũng có thể đánh số hợp đồng theo từng loại hợp đồng:

Hợp đồng bán hàng:
001/09/08-HĐKT

Hợp đồng mua hàng với 2 khách hàng:
001/09/08-HĐVT
002/10/08-HĐVT

Hợp đồng vận chuyển:
001/11/08-HĐVC

Một số câu hỏi thường gặp về đánh số hợp đồng

Việc đánh số hợp đồng luôn là vấn đề được nhiều người quan tâm, đặc biệt là những người làm kế toán hoặc những người mới ra trường. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về đánh số hợp đồng mà bạn có thể tham khảo:

4.1. Đánh số hợp đồng có được giống nhau không?

Việc đánh số hợp đồng giống nhau không ảnh hưởng gì đến nội dung hợp đồng và cũng không phải là lỗi sai. Tuy nhiên, để dễ tìm và phân biệt giữa các hợp đồng, bạn nên đánh số khác nhau để dễ quản lý.

4.2. Đánh số hợp đồng có cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau của hợp đồng không?

Việc đánh số hợp đồng không cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau. Bạn chỉ cần đánh số hợp đồng sao cho thuận lợi nhất trong việc kiểm soát.

4.3. Vị trí đặt số hợp đồng ở đâu?

Số hợp đồng thường được đặt dưới tên của hợp đồng để thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý.

4.4. Số trên biên bản thanh lý hợp đồng và số hợp đồng có cần giống nhau không?

Bạn không cần đánh giống số biên bản thanh lý hợp đồng với số hợp đồng. Bạn nên tạo số riêng cho từng loại văn bản để dễ quản lý hơn.

Tìm hiểu thêm và nhanh chóng tìm việc làm

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về số hợp đồng và cách đánh số hợp đồng đúng chuẩn. Nếu bạn cần thêm thông tin, bạn có thể tìm kiếm trên trang Viettel AIO, nơi có rất nhiều bài viết hữu ích về số hợp đồng và các vấn đề liên quan.

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm, hãy ghé thăm Viettel AIO. Tại đây, bạn có thể lựa chọn một công việc phù hợp với mình, với hàng ngày có rất nhiều tin tuyển dụng từ các ngành nghề khác nhau. Chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn tìm được công việc phù hợp và phát triển trong tương lai.