Gửi thư mời phỏng vấn đến ứng cử viên là công việc quan trọng trong quy trình tuyển dụng của các công ty và doanh nghiệp. Viết một email mời phỏng vấn không phải là điều phức tạp. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách viết thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp nhé!
TÓM TẮT
1. Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là thư được gửi từ bên tuyển dụng đến các ứng viên đã gửi CV trước đó, mục đích là sắp xếp và mời họ tham dự buổi phỏng vấn. Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp sẽ gửi thư mời phỏng vấn cho các ứng viên qua email. Thông qua thư này, các ứng viên sẽ biết được địa điểm, ngày, giờ chính xác diễn ra buổi phỏng vấn xin việc.
2. Nội dung của thư mời phỏng vấn
Để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, bộ phận tuyển dụng cần gửi thư mời phỏng vấn cho các ứng viên với đầy đủ thông tin, văn phong lịch sự thân thiện. Dưới đây là những nội dung cơ bản cần có trong email mời phỏng vấn:
- Tiêu đề email: Tiêu đề có thể gói gọn trong một câu đề cập đến nội dung thư và tên công ty. Ví dụ: “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”, hoặc “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn”.
- Lời cảm ơn ứng viên: Chỉ cần một dòng ngắn gọn để cảm ơn sự quan tâm của ứng viên đối với vị trí công ty đang tuyển dụng. Ví dụ: “Trước hết, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến [tên vị trí] mà công ty đang tuyển dụng…”
- Sự phản hồi: Công ty nhận thấy ứng viên tiềm năng có những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí tuyển dụng qua xem xét hồ sơ hoặc qua phỏng vấn lần 1. Do đó, công ty muốn hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên để trao đổi kỹ hơn.
- Thông tin buổi phỏng vấn: Thông báo lịch phỏng vấn với thời gian, địa điểm, cách thức cụ thể rõ ràng. Nếu cần thiết, ứng viên cần mang theo gì khi đi phỏng vấn cũng nên được đề cập.
- Lời kết: Mong sớm nhận được phản hồi từ ứng viên. Nếu có thắc mắc gì, ứng viên có thể liên hệ với công ty qua cách nào. Gửi lời chào trân trọng đến ứng viên.
3. Một số lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn
3.1. Nêu thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể
Phần nội dung thư nhất định phải trình bày rõ thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn. Bên tuyển dụng cần ghi cụ thể ngày, tháng, năm, giờ giấc hẹn ứng viên tham dự phỏng vấn. Nếu công ty nằm ở vị trí khó tìm, cũng nên kèm hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên dễ tìm đến.
3.2. Ngôn ngữ trong thư chuyên nghiệp, thân thiện
Cách trình bày thư mời phỏng vấn đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh tốt với ứng viên. Hãy chú ý sử dụng ngôn ngữ phù hợp, lịch sự để thể hiện tính chuyên nghiệp. Đồng thời, thư mời phỏng vấn cũng cần thể hiện thái độ thân thiện, thoải mái để ứng viên không thấy áp lực.
3.3. Chỉ dẫn cụ thể nếu cần
Với các công ty đặt trụ sở tại các trung tâm thương mại lớn, việc gửi xe, tìm đường đi lên văn phòng có thể gây khó khăn cho ứng viên. Nếu cần thiết, bạn có thể đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong email để giúp ứng viên thuận tiện hơn.
3.4. Gọi điện xác nhận sau khi gửi thư
Để đảm bảo ứng viên đã nhận được thư, sau khi gửi email, bạn có thể gọi điện thoại yêu cầu xác nhận. Việc này không chỉ nhắc nhở ứng viên kiểm tra email và phản hồi sớm, mà còn giúp công ty biết ứng viên đã sẵn sàng cho buổi phỏng vấn hay chưa. Gọi điện trước sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
4. Các mẫu thư mời phỏng vấn tham khảo
Dưới đây là một số mẫu thư mời phỏng vấn để áp dụng cho phù hợp:
4.1 Mẫu thư mời phỏng vấn lần 1
Chào bạn… (tên ứng viên)
Chúng tôi là bộ phận tuyển dụng nhân sự từ công ty X. Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn có năng lực, kinh nghiệm phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
Chúng tôi kính mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn tại phòng 105, tòa nhà X, số 23 đường Nguyễn Trãi vào lúc 8h30 sáng ngày 05/07/2023.
Hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn ngay sau khi nhận được email này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline:…
Trân trọng,
Bộ phận tuyển dụng công ty X
4.2 Mẫu thư mời phỏng vấn lần 2
Kính gửi anh/chị…
Công ty X chân thành cảm ơn anh/chị đã thu xếp thời gian để tham dự buổi phỏng vấn lần 1 tại văn phòng công ty vào ngày…tháng…năm…
Sau buổi phỏng vấn, tiếp xúc và trao đổi, chúng tôi đánh giá rất cao kỹ năng, trình độ của anh/chị tại vị trí tuyển dụng. Tuy vậy, để đánh giá mức độ phù hợp của anh/chị với vị trí dự tuyển qua tiếp xúc thực tế với công việc, chúng tôi một lần nữa kính mời anh/chị tham dự buổi phỏng vấn lần 2 tại văn phòng công ty tại địa chỉ…, vào thời gian cụ thể…
Hy vọng anh/chị sẽ sớm gửi phản hồi ngay sau khi nhận được email này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline:…
Trân trọng,
Bộ phận tuyển dụng công ty X
4.3 Thư mời phỏng vấn qua điện thoại
THƯ MỜI PHỎNG VẤN
Về việc tham dự phỏng vấn
Đầu tiên, công ty ABC xin chúc mừng anh/chị… đã vượt qua đợt xét duyệt chuyên môn cho [tên vị trí] vừa qua của chúng tôi. Để hai bên có cơ hội trao đổi kỹ hơn, công ty chúng tôi đã sắp xếp thêm một buổi phỏng vấn ngắn qua hình thức gọi điện thoại vào ngày… lúc…
Bạn sẽ gặp trực tiếp anh/chị…, chức vụ… thông qua số điện thoại…
Trên đây là thư mời của chúng tôi, mong anh/chị vui lòng sớm phản hồi trước ngày… để chúng tôi có thể chủ động sắp xếp lịch trình phỏng vấn.
Chúng tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm với anh/chị.
Trân trọng!
4.4 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Dear Thu Trang,
Thank you for applying for the position of Marketing Executive of LANA Company. We would like to invite you to come to our office to interview for the position at 10 a.m, July 9th, at room 202, LANA Company – 45 Nguyen Trai street, Ha Noi.
If you have any questions, please contact us at 09645576XX.
We are looking forward to seeing you.
Sincerely,
Ms. Mai
Trên đây là bài viết chia sẻ khá chi tiết cách viết một thư mời phỏng vấn chuẩn chỉnh, thể hiện tính chuyên nghiệp. Tuy chỉ là một phần nhỏ nhưng nếu biết cách trình bày thư mời tham gia phỏng vấn, ứng viên sẽ có ấn tượng tốt với doanh nghiệp, công ty của bạn. Hy vọng những thông tin trong bài hữu ích với mọi người!
Xem thêm:
Bài viết liên quan: